13.02.2019

Wie semantische Technologien helfen Zeit zu sparen

Wir kennen das. Sie suchen eine Datei (z. B. eine Excel-Liste) in einem Verzeichnis, finden es dort nicht.

Die Suche wird im nächstmöglichen Verzeichnis fortgesetzt und so hangeln wir uns nun weiter durch Archive, E-Mail-Anhänge oder weitere Ablagesysteme.

Mit der Hoffnung die Datei bald zu finden, verbringen wir viel Zeit. Sehnen uns eine schnelle Lösung herbei. Semantische Technologien können hierbei helfen. Hierzu einige Inspirationen von Dr. Michael R. Alvers, Senior Consultant bei der Detect Value AG.

Die geniale Erfindung des virtuellen Schreibtisches für den Computer durch XEROX und Apple-Gründer Steve Jobs hat die massenhafte Verbreitung des Personal Computer eingeläutet. Warum? Weil sie die reale Bürowelt der Menschen wiederspiegelte. Es gab plötzlich einen (virtuellen) Schreibtisch und es gab Ordner und Unterordner, in die man Dokumente einsortieren konnte. Oder besser gesagt musste. Der Fortschritt bestand darin, dass man nicht mehr vor einem schwarzen Bildschirm saß, wo ein (meist) grüner Cursor blinkte und man (meist) kryptische Befehle eingeben musste, um mit der Maschine zu kommunizieren. Die Menschen fanden ihre reale Welt nun in ihren persönlichen Computern wieder. Genial! Das war Mitte der 1970ger Jahre. Vor mehr als 40 Jahre. Und bis heute hat sich daran nichts geändert.

Es ist an der Zeit den Computern beizubringen, ihren Nutzern lästige Arbeit abzunehmen. Genau die Arbeit die (fast) alle nervt: das manuelle Einsortieren von Word-, PowerPoint-, PDF-, E-Mail- und sonstigen Dokumenten in Ordner und Unterordner.

Das System sollte Dokumente dabei nach dem Inhalt – und nicht etwa nur nach Dateinamen – in ein intelligentes Ordnersystem bringen, welches auch hierarchisch sinnvoll aufgebaut ist und ähnlich wie unser Gehirn arbeitet.

Alle Dokumente werden vom smarten digitalen Assistenten automatisch da eingeordnet, wo sie semantisch, also nach ihrem Inhalten, hingehört. Ein Beispiel: Eine Rechnung der Muster AG vom 21.07.2018 mit der Ansprechpartnerin Frau Schön zum Thema Ersatzteil xyz, wird automatisch genau in diese Kategorien eingeordnet. Rechnung unter Dokumente – Eingang – Rechnungen, Muster AG unter Organisationen – Firmen – AGs etc.

Warum hilft das? Zum ersten muss der Nutzer den Aufwand nicht selbst leisten und macht somit keine Fehler, zum zweiten ist das Dokument nicht nur in einem Ordner, sondern in vielen und kann somit aus verschiedenen Blickwinkeln gefunden werden. Und schließlich zum dritten kann das Dokument über den baumartigen Aufbau der Wissensstruktur viel besser wiedergefunden werden.

Untersuchungen haben gezeigt, dass der Einsatz eines semantischen Ordnungs- und Suchsystems Suchzeiten auf 10 % verkürzt. Es zeigt sich auch, dass ein semantisches System inhaltliche Vollständigkeit der Suche garantieren kann. In manchen Branchen, wie z. B. der Kriminalistik oder der Medizin, ist dies von höchster Relevanz, da es verheerende Folgen haben kann, relevante Dokumente zu übersehen, nur weil man nach den falschen „Stichwörtern“ gesucht hat. Ein semantisches System kennt z. B. alle Synonyme von Aspirin. Es sind 17 insgesamt. Ein semantisches System kennt auch gängige Formulierungen in z. B. Insolvenzverschleppungsverfahren. Und ein semantisches System kann täglich lernen und speichert so wertvolles Erfahrungswissen der Mitarbeiter für immer.

Es ist an der Zeit den nächsten Schritt zu gehen. Computer müssen den Inhalt von Dokumenten verstehen. Semantische Technologien leisten dies schon heute. Die Integration mit strukturierten Daten – z. B. aus SAP-Systemen – wird den nächsten Quantensprung in der Informationstechnologie bringen.